주주총회

1. 주주총회는 누가 소집하나?

이사회에서 소집을 결정하고 대표이사가 소집한다. 이사회의 결정이 없으면 주주총회 소집을 할 수 없으므로 경영권 분쟁 상황에서는 이사회를 장악하는 것이 중요하다. 예외적으로 발행주식총수 3% 이상을 보유한 주주는 법원의 허가를 얻어 임시주주총회를 소집할 수 있다.

2. 정기주주총회와 임시주주총회는 어떻게 다른가?

정기주주총회는 재무제표를 승인하는 총회로 매년 1회 개최한다. 법인세법 상 사업연도 종료일로부터 3개월 이내에 결산을 확정해야 하므로 결산일이 12월 31일이라면 다음 해 3월 중에 정기주주총회를 개최하는 경우가 많다.

임시주주총회는 이사의 선임, 감자, 합병 등 주주총회의 결의가 필요한 사항이 발생했을 때 수시로 소집하는 주주총회이다.

3. 주주총회 소집 통지는 어떻게 하나?

이사회 결의를 거쳐 대표이사가 주주총회일 2주 전에 각 주주에 대해 통지해야 한다. 서면으로 발송할 수도 있고, 각 주주의 동의를 얻어 전자문서(이메일)로 발송할 수도 있다. 회사는 주주명부에 기재된 주소로 발송하면 되며, 주소가 달라 실제 도달하지 않았다고 하더라도 회사는 책임을 지지 않는다.

4. 주주총회는 어디에서 개최하나?

정관에서 달리 정하지 않았다면 본점 소재지 또는 이에 인접한 지에서 개최해야 한다. 정관에서 본점 소재지를 서울시로 하였다면 직접 본사가 위치하는 곳이 아니더라도 서울 시내의 장소이면 어디든지 개최 가능하다. 따라서 주주가 외국 회사라서 외국에서 주주총회를 개최하기 위해서는 정관에 해당 내용을 기재해야 한다.

5. 주주총회를 거쳐야 하는 사항에는 어떤 것이 있나?

(1) 총주주 1/4 이상 출석 및 출석주주 1/2 초과 찬성을 요하는 ‘보통결의사항’과 (2) 총주주 1/3 이상 출석 및 출석주주 2/3 이상 찬성이 필요한 특별결의사항이 있다.

(1) 보통결의사항은 다음과 같다

  • 이사, 감사의 선임
  • 이사, 감사의 보수 결정
  • 결손보전을 위한 자본금 감소 (무상감자)
  • 배당을 위한 법정준비금 감소 (자본준비금 및 이익준비금의 총액이 자본금의 5배를 초과하는 경우)
  • 재무제표의 승인 및 이익 배당
  • 청산인의 해임, 청산 종료의 승인

(2) 특별결의사항은 다음과 같다

  • 정관의 변경
  • 영업의 전부 또는 중요한 일부의 양도, 영업 전부의 임대 또는 경영 위임
  • 회사의 영업에 중대한 영향을 미치는 다른 회사의 영업 전부 또는 일부의 양수
  • 주식매수선택권의 부여
  • 이사 또는 감사의 해임
  • 자본금의 감소 (유상감자)
  • 회사 합병 및 분할
  • 주식의 포괄적 교환, 포괄적 이전
  • 주식의 분할 (액면분할)

6. 주주총회에서 서면으로 의결권을 행사할 수 있나? (서면투표)

정관에 규정이 있으면 할 수 있다.

서면투표란 주주총회가 정상적으로 개최되는 중에 일부 주주가 실제 참석하는 대신 서면으로 의결권을 행사하는 제도를 말한다. 주주의 의결권 행사의 편의를 위해서이다. 의결권 행사를 서면으로 할지 출석해서 직접 할지는 주주의 자유이지만, 회사는 주주총회 소집절차를 생략할 수 없다. 회사는 주주총회 소집통지서에 주주가 서면으로 의결권을 행사하는데 필요한 서류과 참고자료를 첨부해야 한다.

▶  삼성물산 합병에 대한 헤지펀드 엘리엇의 공격과 위임장 대결에 대해서는 이 글 참조

7. 주주총회 결의를 서면으로 대체할 수 있나? (서면결의)

할 수 없다. 예외적으로 자본금 10억 원 미만의 회사는 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다.

서면결의란 주주들이 실제 모여서 주주총회를 개최하는 대신 서면으로 결의를 갈음하는 제도이다. 주주총회는 현실의 회의를 원칙으로 하며, 소규모 회사의 경우에 한해 주주총회 운영비용을 절감할 수 있도록 예외적으로 서면결의를 허용한다.

8. 주주총회 의사록은 어떻게 작성하나?

주주총회를 개최하면 주주총회 의사록을 작성해야 한다. 주주총회 의사록에는 ①개최일시 및 장소, ②주주 총 수 및 발행주식 총 수, ③출석주주 수 및 출석주주의 주식 수, ④보고사항의 개요, ⑤의안의 개요 및 상정, ⑥토론 요지, ⑦표결 결과 등을 기재해야 한다.

작성 후에는 의장 및 출석한 이사가 기명날인 또는 서명한다. 막도장을 사용해도 무방하나 중요한 안건의 경우에는 이사의 개인 인감을 사용하는 것이 안전하다. 주주총회 결의 사항이 등기사항(예를 들어 이사 선임 등)인 경우에는 주주총회 의사록에 공증을 받아 등기소에 제출해야 한다.

자본금이 10억원 미만인 소규모 회사의 경우에는 주주의 서면결의서로 주주총회 의사록을 갈음할 수 있다.

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9. 주주총회 결의에 하자가 있으면 어떻게 되나?

주주총회의 ‘소집절차’ 또는 ‘결의방법’이 법령 또는 정관에 위반하거나 현저하게 불공정한 때에는 ‘주주총회 결의 취소’의 소를 제기할 수 있다. 제소기간은 결의의 날로부터 2개월이다.

주주총회의 소집절차’ 또는 ‘결의방법’에 중대한 하자가 있어 총회결의가 존재한다고 볼 수 없을 정도라면 ‘주주총회 결의 부존재 확인’의 소를 제기할 수 있다. 제소기간의 제한은 없다.

주주총회결의의 ‘내용’이 법령에 위반한 경우에는 ‘주주총회 결의 무효 확인’의 소를 제기할 수 있다. 제소기간의 제한은 없다.

법원의 주주총회 취소 결정은 소급효를 가진다. 무효, 부존재 확인 결정은 그 자체로 주주총회의 결의가 없는 것으로 된다. 따라서 주주총회 결의에 근거한 후속행위도 효력이 없다. 가령 이사 선임 주주총회 결의가 취소되거나 무효, 부존재 확인을 받는 경우, 이사 선임은 효력이 없으며, 해당 이사가 한 법률행위도 모두 효력이 없다. 거래 상대방은 표현 대표이사 등 선의의 제3자를 보호하는 개별 규정이 있는 경우에만 보호받을 수 있다.